Tositteiden Käsittely ja Säilytys 2026: Lakisääteiset Vaatimukset + Parhaat Käytännöt

Mitä tapahtuu jos tosite puuttuu verotarkastuksessa?

Kuvittele tilanne: Verohallinto pyytää tarkastuksessa tositetta vuodelta 2020 etkä löydä sitä. Seuraukset voivat olla vakavia: veronkorotus, jälkiverot, ja pahimmassa tapauksessa kirjanpitorikos.

Tämä opas kattaa kaiken mitä yrittäjän tulee tietää tositteiden käsittelystä ja säilytyksestä vuonna 2026 – lakisääteiset vaatimukset, parhaat käytännöt ja yleisimmät virheet.

Mitä ovat tositteet ja miksi ne ovat tärkeitä?

Tosite on kirjanpidon perusta. Se on dokumentti, joka todistaa liiketapahtuman – oston, myynnin, maksun tai muun taloudellisen tapahtuman.

Esimerkkejä tositteista:

• Ostokuitit: Kaupasta saadut kuitit tavaroista ja palveluista
• Myyntilaskut: Laskut joita lähetät asiakkaille
• Ostolaskut: Laskut joita saat toimittajilta
• Palkkalaskelmat: Todisteet maksetuista palkoista
• Tiliotteet: Pankin tiliottoeet liiketapahtumista
• Matkalaskut: Kilometrikorvaukset ja päivärahat
• Muistiotositteet: Sisäiset kirjaukset joilla ei ole ulkoista vastinetta

Lakisääteiset säilytysajat

Kirjanpitolaki (1336/1997) määrittelee tarkat säilytysajat eri asiakirjoille:

Tositteiden säilytysajat:

• Kirjanpitokirjat: 10 vuotta tilikauden päättymisestä
• Tositteet: 6 vuotta tilikauden päättymisestä
• Tililuettelo ja kirjausketju: 10 vuotta
• Työsopimukset: Työsuhteen ajan + 10 vuotta
• Palkkakirjanpito: 10 vuotta tilikauden päättymisestä

Käytännön esimerkki: Jos tilikautesi päättyy 31.12.2026, tositteet on säilytettävä vähintään 31.12.2032 asti. Kirjanpitokirjat on säilytettävä 31.12.2036 asti.

10 yleisintä virhettä tositteiden käsittelyssä

Nämä virheet aiheuttavat vuosittain tuhansia euroja turhia kustannuksia suomalaisille yrityksille. Katso myös tiivistetty versio artikkelista 5 yleisintä virhettä kuittien käsittelyssä.

Virhe 1: Paperikuitit haalistuvat

Ongelma: Lämpöpaperikuitit (kassakuitit) haalistuvat jo 2-6 kuukaudessa. Verotarkastuksessa ne ovat lukukelvottomia.

Seuraukset: ALV-vähennys hylätään (menetetty vähennys), veronkorotus 10-50%, ja mahdollisesti arvioverotus koko ostolle.

Ratkaisu: Skannaa kaikki kuitit HETI kun saat ne. Käytä Kuittaria tai vastaavaa palvelua joka tallentaa kuitit digitaalisesti.

Virhe 2: Yksityismenot sekoittuvat yrityksen kuluihin

Ongelma: Ostat yrityksen kortilla henkilökohtaisia tavaroita ja "korjaat myöhemmin". Usein korjaus unohtuu.

Seuraukset: Verotarkastuksessa peitellyt osingonjaot → veronkorotus ja jälkiverot.

Ratkaisu: Käytä AINA erillistä yrityskorttia. Merkitse yksityismenot heti yksityisotoiksi kirjanpitoon.

Virhe 3: Puutteelliset edustuskulukuitit

Ongelma: Ravintolakuitissa lukee vain "Ravintola X, 156€" ilman merkintöjä osallistujista tai tilaisuuden tarkoituksesta.

Seuraukset: Verohallinto evää edustuskuluvähennyksen kokonaan.

Ratkaisu: Merkitse AINA: osallistujat (nimet ja yritykset), tilaisuuden tarkoitus, ja liittyminen liiketoimintaan. Tee merkinnät heti tapahtuman jälkeen.

Virhe 4: Väärä ALV-kanta

Ongelma: Kirjaat kaikki ostot 24% ALV:llä, vaikka elintarvikkeet ovat 14%.

Seuraukset: Virheellinen ALV-ilmoitus, korjausvaatimukset verottajalta.

Ratkaisu: Opettele ALV-kannat tai käytä automaattista tunnistusta. Kuittari tunnistaa ALV-kannan automaattisesti 99.8% tarkkuudella. Lue lisää artikkelista ALV-vähennykset yrittäjälle 2026.

Virhe 5: Kilometrikorvaukset ilman selvitystä

Ongelma: Matkalaskussa lukee vain "Helsinki-Turku, 200 km" ilman selitystä miksi matkustettiin.

Seuraukset: Verohallinto evää korvauksen, jälkivero kilometrikorvauksesta ja veronkorotus 10%.

Ratkaisu: Kirjaa AINA matkan syy: "Asiakastapaaminen Yritys Oy, tarjousneuvottelu". Liitä tapaamiskuittaus tai sähköpostit.

Virhe 6: Ei säilytä tiliotetta

Ongelma: Luotetaan että pankki säilyttää tiedot ikuisesti. Pankit säilyttävät verkkopalvelussa vain 12-24 kuukautta.

Seuraukset: Verotarkastuksessa ei pysty todistamaan maksuja, mikä johtaa arvioverotukseen.

Ratkaisu: Lataa tiliotteet PDF-muodossa KUUKAUSITTAIN. Aseta kalenterimuistutus.

Virhe 7: Sekoittaa päivämäärät

Ongelma: Kirjaa ostolaskun maksupäivämäärällä vaikka kuuluisi kirjata tositepäivämäärällä. Aiheuttaa ALV-ongelmia.

Seuraukset: ALV-ilmoitus väärälle kaudelle, korjauskirjaukset ja viivästyskorot jos ALV maksettu myöhässä.

Ratkaisu: Käytä AINA laskun päivämäärää kirjauksessa, ei maksupäivää. Digitaalisessa järjestelmässä OCR poimii oikean päivämäärän automaattisesti.

Virhe 8: Ulkomaan tositteet ilman valuuttamuunnosta

Ongelma: Kirjaa USD-laskun dollarimäärällä ilman euromuunnosta.

Seuraukset: Kirjanpito euroina on pakollinen Suomessa. Verotarkastuksessa hylätään ja pahimmillaan koko kirjanpito joudutaan laskemaan uudelleen.

Ratkaisu: Muunna AINA ulkomaan valuutta euroiksi maksupäivän EKP-kurssilla. Dokumentoi käytetty kurssi.

Virhe 9: Ei tarkista toimittajan Y-tunnusta

Ongelma: Laskussa on väärennetty Y-tunnus. Maksat huijarille.

Seuraukset: Rahat huijareille (ei saa takaisin), ALV-vähennystä ei hyväksytä, mahdollinen rikosilmoitus.

Ratkaisu: Tarkista AINA Y-tunnus YTJ-rekisteristä (ytj.fi) ennen ensimmäistä maksua uudelle toimittajalle.

Virhe 10: Ei varmuuskopioi

Ongelma: Kaikki tositteet yhdellä kovalevyllä. Levy rikkoutuu ja kaikki on menetetty.

Seuraukset: Tositteet kadonnut PYSYVÄSTI, kirjanpito mahdotonta rekonstruoida, veronkorotus tai arvioverotus, pahimmassa tapauksessa yritys konkurssiin.

Ratkaisu: 3-2-1 sääntö varmuuskopioinnissa:

• 3 kopiota datasta
• 2 eri mediaa (esim. kovalevy + pilvi)
• 1 kopio eri fyysisessä paikassa

Tai: Käytä pilvipohjaista järjestelmää joka hoitaa varmuuskopioinnin automaattisesti.

Virheiden kustannukset

Keskimääräiset vuosikustannukset virheistä yrityksille:

• Haalistuneet kuitit: 500-2,000 € / vuosi (40% yrityksistä)
• Yksityismenot sekasin: 1,000-5,000 € / tapaus (25% yrityksistä)
• Puutteelliset matkalaskut: 200-1,000 € / vuosi (30% yrityksistä)
• ALV-virheet: 300-3,000 € / vuosi (35% yrityksistä)
• Ei varmuuskopioita: 10,000-100,000 € / katastrofi (15% yrityksistä)

Keskimääräinen vuosikustannus virheistä: 2,000-8,000 € per yritys.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan tositteita pitää säilyttää?

Kirjanpitolain mukaan tositteita on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpitokirjoja ja tilinpäätöstä on säilytettävä 10 vuotta.

Voiko paperikuitit heittää pois skannauksen jälkeen?

Kyllä, jos digitaalinen arkisto täyttää kirjanpitolain vaatimukset: tiedot ovat luettavissa, muuttamattomia ja varmuuskopioitu. Suosittelemme säilyttämään paperiset alkuperäiskappaleet vähintään yhden kuukauden skannauksen jälkeen varmuuden vuoksi.

Mitä tietoja kuittissa pitää olla?

ALV-vähennyskelpoisessa kuitissa on oltava: myyjän nimi ja Y-tunnus, myyntipäivämäärä, tuotteiden/palveluiden erittely, hinnat verokannoittain, ALV-erittely ja kokonaissumma.

Mikä on käännetty ALV?

Käännetty ALV tarkoittaa tilannetta jossa ostaja raportoi ja maksaa arvonlisäveron myyjän puolesta. Tätä käytetään EU:n sisäisissä hankinnoissa ja rakennusalan alihankinnassa.

Miten Kuittari auttaa?

Kaikki edellä mainitut virheet ovat vältettävissä digitaalisella järjestelmällä:

• Skannaa kuitit HETI: Ei haalistumista, kuva tallentuu välittömästi
• AI havaitsee yksityismenot: Varoittaa epätavallisista ostoista
• Automaattiset merkinnät: Edustuskuluissa pakolliset kentät
• OCR tunnistaa ALV-kannat: 99.8% tarkkuudella
• Matkalaskupohjat: Vaativat perustelun automaattisesti
• Automaattiset varmuuskopiot: 24/7 pilvipalvelussa

Säästät 2,000-8,000€ vuodessa välttämällä nämä virheet.

Yhteenveto

Tositteiden oikea käsittely ja säilytys on yrittäjän lakisääteinen velvollisuus. Virheet voivat johtaa merkittäviin taloudellisiin seuraamuksiin – veronkorotuksiin, jälkiveroihin ja pahimmillaan rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.

Tärkeimmät muistettavat asiat:

• Säilytä tositteet 6 vuotta, kirjanpitokirjat 10 vuotta
• Digitalisoi paperikuitit HETI
• Merkitse edustuskuluihin osallistujat ja tarkoitus
• Tarkista ALV-kannat ja valuuttamuunnokset
• Varmuuskopioi säännöllisesti (3-2-1 sääntö)

Kokeile Kuittaria ilmaiseksi: 5 ensimmäistä kuittia ilmaiseksi, ei sitoutumista, ei luottokorttia.

Lue lisää: Kirjanpidon digitalisointi – Yrittäjän käytännön opas | Kuittien käsittely 2026